Kunduppdrag Åhléns

Processdesign, systemspecifikation och projektledning avseende införande av leverantörsportal/e-Handelssystem för hantering av varuinköp till kärnverksamheten / SCM.

Bakgrund

Åhléns önskade få ett systemstöd för att själv helt elektroniskt kunna kommunicera med sina leverantörer som inte hade möjlighet att ta emot resp. skicka information via EDI/filövering. Man ville uppnå detta genom att integrera de ofta mindre leverantörerna i ärendeflödet från order till faktura via en leverantörsportal på sin hemsida på Internet.

Genomförande

Under ledning av IDA genomförde Åhléns först en workshop för att designa den aktuella processen med sina olika ingående moment i form orderhantering, orderbekräftelse, leveransbekräftelse, utskrift av kollietiketter och transportdokument, godsmottagning och fakturahantering. Workshopen dokumenterades därefter i form av grafiska informationsflöden med tillhörande verbala beskrivningar. Med processdesignens dokumentation som underlag kunde sedan en systemspecifikation utarbetas. Därefter kunde systemet anpassas, konfigureras och integreras med Åhléns eget affärssystem, för att slutligen testas och implementeras, varvid IDA ansvarade för projektledning och kontakterna mellan Åhléns och systemleverantören.

Under arbetet med att specificera och utforma leverantörsportalen åt Åhléns lades under IDAs överinseende särskild omsorg på att analysera och utforma gränssnittet mellan Åhléns affärssystem och leverantörsportalen varvid den av Åhléns redan använda EDIFACT-standarden för  EDI/filöverföring utgjorde basen för detta specifikationsarbete.

Resultat

Åhléns fick via leverantörsportalen en möjlighet att realisera en outnyttjad potential i fråga om att bättre styra kunna styra och följa upp både informationsflödet och det fysiska varuflödet i den operativa delen av inköpsprocessen. IDA säkerställde med sin erfarenhet att den optimala processen utformades så att rätt krav kunde ställas på systemlösningen, samtidigt som man bidrog till att själva förändringsarbetet kunde genomföras med högre kvalitet och samtidigt på kortare kalendertid och till en lägre kostnad.