Kunduppdrag Biovitrum

Kravspecifikation, upphandlingsstöd, rutinbeskrivningar och projektledning avseende införande rutinförändring och systemstöd för hantering av leverantörsfakturor samt orderbundna resp. orderlösa omkostnadsinköp.

Bakgrund

Biovitrum hade för avsikt att upphandla ett systemstöd för hantering av sina omkostnadsinköp i hela verksamheten. Några av drivkrafterna bakom detta var önskemålet att vidareutveckla de befintliga leverantörsberoende inköpsportaler för kontorsmaterial, kemikalier och laboratorieförbrukningsartiklar, till att inte vara leverantörsberoende, och för att senare vid behov kunna omfatta fler olika inköpskategorier både i fråga varor och även tjänster. Man ville också kunna öka andelen inköp där order kan matchas mot faktura, och helst också kunna ta emot alla fakturor elektroniskt i någon form. Dessutom var man intresserad av att effektivare kunna hantera inköpsavtal avseende periodiska orderlösa inköp, för att även kunna matcha dessa mot faktura.

Genomförande

Inledningsvis hjälpte IDA Biovitrum med att ta fram en kravspecifikation avseende systemstöd för hantering av omkostnadsinköpen med hjälp av IDAs mallar. I kravspecifikationsarbetet identifierades fem olika huvudscenarier tillika rutiner för vilka Biovitrum. Detta innebar att ett systemstöd skulle behövas för de i inköpsprocessen ingående delprocesser för inköpsanmodan/ beställning, leveranshantering för både varor och tjänster, samt leverantörsfakturahantering, och att det dessutom fanns flertalet olika behov av integration med det befintliga affärssystemet.

Med kravspecifikationen som grund kunde Biovitrum sedan sammanställa ett upphandlingsunderlag och gå ut till tänkbara systemleverantörer på marknaden under IDAs överinseende. IDA bistod sedan även med rådgivning i urvalsprocessen och ansvarade för att ta fram en leverantörsutvärderingsrapport utifrån sina mallar. Därmed kunde Biovitrum fatta beslut om de leverantörer och produkter som man önskade anlita för att tillgodose behoven i enlighet med kravspecifikationen.

Resultat

Biovitrum fick genom samarbetet med IDA tillgång till ett angreppssätt och en kompetens som säkerställde att rätt leverantör kunde väljas genom att dess produkter kunde tillgodose de behov som Biovitrum hade identifierat och dokumenterat med IDAs hjälp i sin kravspecifikation. På samma gång medförde användningen av IDAs metodik att dessa resultat också uppnås med högre kvalitet och samtidigt på kortare kalendertid och till en lägre kostnad.