Kunduppdrag Martin & Servera

Strategi med spendanalys avseende inköpsprocessen, samt processdesign för hantering av omkostnadsinköp i fråga om varor resp. tjänster.

Bakgrund

Servera [rikstäckande grossist inom restaurang och storkök] önskade som en fortsättning på implementerat systemstöd för leverantörsfakturascanning, utröna ytterligare möjligheter till att effektivisera sin inköpsprocess vad gällde omkostnadsinköp i fråga om både varor och tjänster. För att kunna fastställa tänkbara effektiviseringsmöjligheter och lämpligt arbetssätt för berörda inköpsrutiner ville man ta fram ett beslutsunderlag avseende eventuellt fortsatt förändringsarbete.

Genomförande

För hjälpa Servera ta fram beslutsunderlaget arrangerade IDA tillsammans med Servera tre olika workshops. Första workshopen hade som målsättning att baserat på en spendanalys ta fram en strategi för hantering av Serveras omkostnadsinköp. Den andra resp. tredje workshopen hade som målsättning att utforma lämpliga rutiner för hantering av Serveras omkostnadsinköp avseende varor resp. tjänster. Resultatet från samtliga workshops dokumenterades i en rapport som avslutningsvis presenterades av IDA för Servera.

Inom ramen för arbetet med den första workshopen utarbetades först en spendanalys med IDAs klassificeringsmodell för omkostnadsinköp som utgångspunkt. Man fastställde därvid vad som köps in (inköpskategorier) hu det köps in (hanteringskategorier) och av vem (leverantörer/leverantörskategorier). Grundat på spendanalysen och kunde sedan en bedöming av förbättringspotentialen för olika inköpsklasser göras, varvid såväl befintliga problem som nya möjligheter med förändrat arbetssätt resp. eventuellt IT-stöd beaktades. Slutligen kunde en strategi för Serveras omkostnadsinköp identifieras utformas och fastställas utifrån förbättringspotentialen inom olika områden.

I efterföljande workshops fastställdes sedan lämpligt arbetssätt och effektiviseringsmöjligheter för hantering av omkostnadsvaror resp. omkostnadstjänster från inköpsanmodan och inköpsorder till och med leverantörsfaktura.

Resultat

Resultatet från dessa olika workshops och den rapport som sammanställdes utifrån dessa kunde sedan av Servera användas på flera sätt. Dels upptäcktes några nya och angelägna förändringsområden med stor besparingspotential, dels erhölls ett underlag till inköpsinstruktion tillsammans med en kravspecifikation avseende systemstöd för den berörda delen av verksamheten. Genom IDAs metodik kunna dessa resultat också uppnås med högre kvalitet och samtidigt på kortare kalendertid och till en lägre kostnad.