Kunduppdrag Inspecta

Spendanalys/inköpsklassificering, förstudie och projektledning avseende rutinförändringar och systemstöd för hantering av inköpsavtal, samt matchning mot leverantörsfakturor.

Bakgrund

Inspecta hade en ambition att samordna inköpen bättre inom hela koncernen, parallellt med ett generellt behov av att effektivisera inköpsavtalshantering och öka kvaliteten i denna. Det fans också tydliga exempel på problem inom inköpsavtalshanteringen när det gällde t ex bevakning av giltighetsdatum där man missat att säga upp abonnemang i tid med stora onödiga kostnader för företaget som en konsekvens. Då IDA tidigare varit Inspecta behjälpliga med hela förändringsprocessen avseende införande av stöd för elektronisk leverantörsfakturahantering, var det naturligt för Inspecta att fortsätta förändringsarbetet med IDA även inom elektronisk inköpsavtalshantering.

Genomförande

Inledningsvis genomfördes en spendanalys baserad på de varor och tjänster som köpts in till verksamheten. Därmed kunde alla leverantörer och inköpsavtal nu klassificeras på ett enhetligt sätt, som också förankrats hos Inspectas ledning. Spendanalysen blev sedan en viktig del i den förstudie som låg till grund för beslut om fortsättning, där man bestämde sig för att använda den modul för inköpsavtalshantering som leverantören för det tidigare upphandlade leverantörsfakturasystemet erbjöd. IDA bistod sedan med projektledning i införandet varvid bl a processbeskrivningar, rutinbeskrivningar, instruktioner och avtalsmallar avseende Inspectas inköpsavtalshantering framställdes. Parallellt med detta arbete specificerades, konfigurerades och testades det aktuella systemstödet tillsammans med leverantören. Därefter vidtog ett noggrant planerat migreringsarbete, där alla berörda avtal först identifierades, sedan insamlades och därefter registrerades i inköpsavtalssystemet. Denna arbetet genomfördes i en särskild ordning där successivt alla de olika enheterna och regionerna inom Inspectas svenska verksamhets hanterades.

Resultat

Inspecta fick möjligheter med hjälp av IDA att först ta fram ett beslutsunderlag som tydligt visade på nyttan för verksamheten med förändrade rutiner och ett systemstöd för elektronisk inköpsavtalshantering. I detta arbete hade bl a IDAs modeller för inköpsklassificering i spendanalysen en viktig roll. Likadant underlättade IDAs modeller för strukturering av inköpsavtalsprocessen med dess kopplingar till både leverantörsfakturahantering och leverantörsuppgiftshantering så att möjligheterna med en effektiviserad inköpsavtalshantering bättre kunde tydliggöras. Man har därigenom kunnat effektivisera inte bara hanteringen av inköpsavtal som sådan, utan även leverantörsfakturahanteringen vad gäller matchning av periodiska fakturor mot inköpsavtal. Sammantaget har Inspecta uppnått bättre kontroll på befintliga avtal, men också underlättat åtkomsten av dessa för behöriga personer. På så sätt har även kännedomen om befintliga avtal ökat, vilket i sin tur ökat andelen avtalsbaserade inköp med lägre inköpskostnader som följd. Man har också fått betydligt bättre möjligheter att följa upp vilka inköp som gjorts mot vilka avtal, och därmed fått ett effektivare verktyg för att i genomföra förändringar vad gäller avtalsutformning resp. leverantörsval.